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FUENTE : Comunicae
Implatación

Synotion lidera el proyecto de implantación de SAP en Optize











Sección :
SAP

Autor/s :
Comunicae









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Optimize implanta SAP de la Mano de Synotion lidera


Como empresa de Interim Management, Synotion gestionó desde la selección del implantador de SAP, la monitorización del proyecto y la coordinación de los equipos internos y externos, hasta la gestión del cambio de cara a los usuarios.

Madrid, 06 de Octubre de 2008

Synotion Management, compañía dedicada a la implementación y desarrollo de estrategias de Gobierno de Tecnologías de la Información (TI) y de gestión de procesos de Outsourcing en organizaciones públicas y privadas, anuncia que en función del acuerdo alcanzado con Optize, empresa líder de la distribución multicanal de productos y soluciones tecnológicas, ha prestado sus servicios de Interim Management para la implantación en esta última de los aplicativos de gestión financiera de SAP.

Dentro del proyecto, y a través de sus Interim Managers (también llamados “directivos de transición”), Synotion ha desarrollado un amplio abanico de tareas, cubriendo desde la selección inicial del implantador del aplicativo en función de los requerimientos de Optize, la creación de la Oficina Técnica para la monitorización del proyecto, la coordinación de los equipos internos y el proveedor TI externo, hasta la prestación de otros servicios paralelos, como el suministro de la infraestructura hardware necesaria para el soporte de SAP y la gestión del cambio de cara a los usuarios finales.

En la prestación de estos servicios, Synotion ha aplicado su metodología propia Sycure®. Dicha herramienta abarca dos grandes ámbitos: la contratación de proveedores de TI y la gestión contractual con los mismos, siguiendo los pasos de: elaboración de la estrategia y definición de los requerimientos de la provisión; selección de proveedores; preparación de contratos; transición al modelo de servicios futuro; ejecución; evaluación y finalización.

El proyecto, cuya primera fase se inició en noviembre del 2007 y concluyó en mayo de 2008 con la puesta en explotación del aplicativo, proseguirá con la implantación de otros varios módulos SAP que, gracias a los buenos resultados alcanzados hasta la fecha, se seguirá coordinando por Synotion.

Apuesta por la experiencia en proyectos complejos de TI

Optize es la empresa española líder en la distribución multicanal de productos de informática, consumibles, imagen y sonido, así como material de oficina para particulares y empresas. La compañía, que este año alcanzará una facturación superior a los 130 millones de euros, un 30% mayor que en el ejercicio 2007, ofrece junto a sus productos un amplio abanico de servicios como la implantación de soluciones de pago por uso (impresión optimizada), mantenimiento de sistemas informáticos, gestión en outsourcing de departamentos de sistemas o el desarrollo de software a medida, auditorías de seguridad y la creación y alojamiento de páginas web.

La implantación del módulo financiero de SAP fue el primer contacto de Optize con esta herramienta de gestión. La compañía no contaba con personal con experiencia en la coordinación de este tipo de proyectos, por lo que se planteó la contratación de un Interim Manager o Directivo de Transición experto para toda la gestión del proyecto, con el fin de evitar los posibles errores en la selección y planteamiento de la relación contractual con el implantador, y en las tareas de coordinación y monitorización de la implantación.

Dedicarnos a gestionar internamente un proyecto de esta envergadura sin recursos especializados pondría en peligro la consecución de objetivos con un importante sobrecoste”, explica María García, socia de Optize. “Decidimos apoyarnos en Synotion, cuya experiencia en la gestión de implantaciones en SAP le permitía guiarnos para minimizar los riesgos de un proyecto de esta envergadura”

El proyecto fue liderado concretamente por Blas Matilla, Interim Manager de Synotion con una experiencia de más de 20 años en departamentos de TI, entre otros, como Director de Informática en Seur y en la filial española de Cofares.

La selección del implantador tecnológico

La selección, por parte de Synotion, del proveedor TI que llevaría a cabo la implantación propiamente dicha de SAP en Optize se inició en noviembre de 2007. La metodología aplicada constó de dos partes: una primera fase RFI (Request-for-Information), en la que haciendo uso de modelos de entrega estandarizados se solicitó información de servicios a 20 implantadores diferentes de SAP, realizando en base a la información recabada una preselección de 4. En la segunda fase de RFP, en sesiones de trabajo presenciales cada uno de estos proveedores preseleccionados llevó a cabo la presentación de su oferta final, concluyendo el proceso con la selección del integrador TI Everis.

El principal reto para Synotion en esta fase fue cumplir con unos plazos muy ajustados, garantizando al mismo tiempo la profesionalidad y la efectividad de la selección. “Un proceso de este tipo exige una importante labor de homogeneización y estandarización de las diferentes ofertas, para permitir una evaluación basada en criterios objetivos y la selección del proveedor más indicado en función de las necesidades de la compañía”, explica Blas Matilla. Otra de las ventajas de este proceso normalizado es la trazabilidad en la selección, donde la decisión final se fundamenta en criterios objetivos y claros, consensuados por todos los miembros del comité de selección.

Coordinación y monitorización del proceso

Una vez seleccionado el implantador de SAP, el Interim Manager de Synotion asignado a Optize organizó la Oficina Técnica para la coordinación de las fases siguientes de la implantación. El papel de la misma fue garantizar que el implantador TI contaba con toda la información de los usuarios de negocio necesaria para llevar a cabo la implantación en los plazos fijados, cumpliendo ambas partes con los hitos prefijados.
La labor más difícil para los Directivos de Transición en esta fase ha resultado ser la adecuada coordinación de las actividades entre el proveedor y la plantilla interna, con una disponibilidad limitada por sus tareas diarias, con el fin de que todas las partes implicadas asuman la misma visión, metodología y objetivos.

Una parte importante de la labor del Interim Manager en esta fase consistió asimismo en trasladar adecuadamente las necesidades del negocio a los equipos técnicos y viceversa, con el fin de conseguir que los sistemas de información con sus funcionalidades realmente soportan la estrategia de la empresa.

Provisión de la infraestructura tecnológica y gestión del cambio

Dentro del proyecto de implantación de SAP, los Interim Managers de Synotion coordinaron asimismo otras actividades no cubiertas por el implantador TI, como la adquisición de la infraestructura hardware necesaria para el correcto funcionamiento del aplicativo de gestión financiera.

Synotion también colaboró estrechamente en la Gestión del Cambio, elaborando un plan de comunicación específico de cara a los usuarios con el fin de garantizar la mínima resistencia. “El fuerte crecimiento de la compañía fruto de un proceso de adquisición, había sido la causa para que en el área financiera convivan tres aplicativos diferentes difíciles de coordinar, por lo que la implantación de un único aplicativo basado en SAP fue recibida de manera muy positiva por los usuarios”, explica el Interim Manager de Synotion.

La Compañía
Synotion Management es una empresa europea independiente, especializada en la implementación y desarrollo de estrategias de Gobierno de TI y en la gestión de procesos de Outsourcing en organizaciones públicas y privadas. Fundada en 1999 en Holanda, la compañía desarrolla proyectos en empresas de los más diversos sectores de actividad, como banca y seguros, distribución y transporte, industria o servicios. Entre sus clientes, cuenta con más de 30 grandes y medianas multinacionales como Philips, AstraZeneca, Ericsson, Ricoh, Vodafone, Cisco Systems o Fujifilm, así como entidades públicas tales como el Canal Isabel II y los Ministerios del Interior, de Sanidad y de Asuntos Sociales de Holanda.

Con un equipo de más de 20 consultores en nómina y con un amplio grupo de consultores externos asociados, Synotion Management aplica el concepto de Interim Management o “Gestión de Transición”, estableciendo un equipo de gestores interinos con amplia experiencia en puestos de responsabilidad en el ámbito TI, que apoyan a la organización en todos los procesos estratégicos de planificación, implementación y provisión de servicios y aplicativos de TI, para responder eficazmente a las necesidades del negocio. Synotion España, fundada en el año 2006, atiende al mercado nacional desde sus oficinas en Barcelona. www.synotion.es
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