KPI,s o el kit de la cuestión ! :

En primer lugar deberíamos explicar el verdadero significado del termino para todo aquel que lo desconoce.

Desde la visión Productiva (BPMS) :

Business Process Management System

Key Process Indicador o bien Indicador Clave de rendimiento de un Proceso productivo, toda aquella medida (o cuantificación) de los procesos críticos o productivos de una organización.

Tiene 9 niveles :

1. Creación de la necesidad.
2. Planificación  del documento de proceso.
3. Recopilación de especificaciones del cliente.
4. Identificación del resultado y cuantificación de los procesos (detección de KPIs).
5. Realización del sistema de control del proceso.
6. Planificación de la recogida de datos.
7. Monitorización del rendimiento del proceso.
8. Desarrollo de las plantillas de especificaciones y tolerancias (cuadros de mandos).
9. Identificación de las posibilidades de mejora.

Desde la visión Económica (BPM) :

Bussiness Performance Management

Key Performance Indicator  o bien Indicador Clave de Rendimiento Económico, de algún modo todo aquel parámetro que de un modo relevante nos afecta a la actividad y o funcionalidad del área a analizar.

Ej.:

En el Area :

* Productiva             KPI       Numero de eleméntos producidos,  numero de rechazos afectádos.

* Rec. Humanos       KPI       Hora productivas / hombre.

* Comercial               KPI       Volumen Ventas, Ventas / Comercial , Delegación.

* Finanzas                 KPI       Cash Flow, Volumen Impagados.

Como podemos observar todas tiene una interrelación entre si mismas de tal modo que formarían una pirámide de relevancia en nuestra organización.

De tal manera que cuantos mas alto estamos de la pirámide mayor es la afección o interrelación con las de rango inferior.

Volviendo al ejemplo de la cebolla, sin deshojar la capa superiores no se puede acceder al corazón de la misma, siendo todas las capas necesarias para la existencia del corazón.

Este ejemplo grafico nos indica que para la visión de nuestros resultado ( corazón ) debemos previamente observar las capas de negocio anteriores (procesos), deshojando dicha capa (proceso) observando, analizando y corrigiendo aquellas deficiencias que nos puedan afectar al negocio. (una capa sana siempre obtendrá en su interior una de mejor estado, ya que la anterior la protege, ejemplo.: un bajo nivel de rechazos en el área de producción nos da como resultado un KPI ( Key Process Indicator) de elementos producidos mas óptimo, así que el índice de horas productivas / hombre también se vera afectado en un escenario similar, de tal manera que si asimilamos KPI a KPI , me explico Key Process Indicador con Key Performance Indicador optendremos una visión objetiva de la situación y solo dependerá del punto de vista o observador.

KPI puede ser Indicador cuántico de un proceso en concreto o bien Indicador de rendimiento, que solo de penderá del área, analista, o funcionalidad observada.

Su interrelación es tal que se confunden los términos, a veces según quienes sean los interlocutores pueden dar lugar a confusión.

Un financiero en la mayoría de casos se referirá al rendimiento económico mientras un responsable de producción se referirá a los procesos productivos.

En ambos casos lo que medimos es el rendimiento ya sea productivos, logístico, o económico.

Dado que lo que necesitamos para tener una visión veraz del estado de nuestra organización son los parámetros numéricos o cuantitativos ( llamados Medidas o Métricas) que denominaremos KPI cuando los mismos tengan una importante relevancia en nuestro Plan de Negocio cuando los mismos afecten a la visión , resultado y análisis del mismo ya sea en una área o otra siendo el punto de vista lo que nos definirá si estamos hablando de procesos productivos o rendimientos de negocio.

Analíticamente la modificación de estos nos permitirán observar donde estamos y como alcanzar los objetivos planificados así como optimizar el resultado a la realidad de la situación, pudiendo simular diferentes alternativas para dicha optimización.

De tal manera que es primordial detectar todos los KPI,s de nuestra organización , existen modelos para diferentes áreas que la mayoría son el resultado del análisis repetitivo de situación comunes, no deberíamos solo observar estos ya que entendemos que cada organización tiene sus peculiaridades que la hacen distinta a las demás, aunque es importante observar el análisis de la competencia cuando esta obtiene resultados  superiores a los nuestros con una estructura similar, haciendo comparaciones para la detección de las desviaciones.

La observación de las métricas y modelos con herramientas que nos permitan una visión global y detallada mediante gráficos de diferentes tipos así como la simulación de diferente situaciones ficticias para el análisis y optimización de nuestra organización es un pilar fundamental de la inteligencia en los negocios, las cuales nos muestran estos KPIs de una manera idónea para el entendimiento de la situación.